Imagine Summit : l’innovation vertueuse est possible dans l’événementiel

Comment Le Poool a réduit l’impact de son événement avec l’aide de ses partenaires.

Quel bilan faites-vous de cette édition ?

Cette 8^ème édition – la première sous la nouvelle identité « Imagine Summit » – était incroyable sur de nombreux aspects. D’abord, nous avons eu un taux de participation record. Mais surtout, l’enthousiasme des publics, qu’ils soient participants, exposants ou intervenants, a fortement contribué à créer un moment « hors du temps » propice aux échanges. Je précise « des » publics car le croisement des profils et des filières – l’ADN de l’événement en quelque sorte – était palpable. Ce « melting pot de l’innovation » est le résultat de plusieurs mois de travaux communs des coproducteurs (dont Destination Rennes), du comité de programmation et du groupe communication. Nous sommes partenaires des Trans Musicales avec lesquelles nous partageons l’objectif de créer des rencontres. Et on peut dire que leur programmation a embrasé le Couvent cette année !

Comment l’équipe du Couvent des Jacobins vous a-t-elle accompagné pour réduire l’impact de votre événement ?

Ensemble, nous avions dès le début l’objectif de produire un événement le plus écoresponsable possible. Pour relever ce défi, l’équipe du Couvent des Jacobins nous a accompagné sur différents points :

• La sélection de prestataires respectant au mieux nos critères RSE, avec une relecture de nos cahiers des charges.
• Un appui et du conseil sur la communication et la sensibilisation auprès des participants (transport, déchets, contenants, utilisation de gourdes…).
• Une gestion des biodéchets via Rennes du Compost, une entreprise qui travaille avec Le Couvent des Jacobins.
• Le tri des déchets courants par Le Couvent des Jacobins.
• La mise en oeuvre d’une pause-café durable (jus de fruits locaux, contenants en verre, suppression des emballages, alternative locale au café…), qui fait partie de l’offre du centre des congrès.

Quelles actions concrètes avez-vous mis en place ?

Du point de vue de la communication, on peut préciser que le site web dédié à l’événement imagine-summit.tech a été éco-conçu. Également, dès l’entrée, le jour J, les tours de cou et pochettes plastiques distribuées aux participants ont été récupérées par l’équipe en sortie d’évènement afin d’être réutilisés.

Sur la partie restauration, nous avons sélectionné le traiteur et le restaurant pour la soirée VIP sur la base des critères inscrits au cahier des charges tels que le recours aux produits issus de productions locales ou les prestations à faible impact environnemental, notamment sur la question des contenants utilisés, tout en étant attentifs à l’originalité des scénographies et recettes proposées.

Sur la partie « pause », nous avons opté pour la mise en place d’un corner « pédagogique » sur les espaces buffets, proposant la découverte d’une boisson chaude alternative au café à base d’orge et d’épeautre (très proche du café) proposée par Graine de Bretons.

Sur la partie exposants, nous avons banni le recours à la moquette et également aux kakémonos pour les startups, cela dans un objectif d’équité entre ces dernières. En alternative, nous leur avons mis à disposition une signalétique en carton aux couleurs de l’évènement, sans date et réutilisables. Nous avons également privilégié le mobilier durable.

Enfin, nous avons tenu à valoriser les initiatives sur le territoire en mettant à disposition de plusieurs associations des espaces au cœur même de l’évènement :

• ESTIMnumérique qui œuvre pour la mixité dans le numérique et montée en compétences des femmes.
• KODIKO, qui vise à favoriser l’insertion professionnelle des réfugiés en France via un programme de co-training réfugiés-salariés.
• Les Première Bretagne, une association qui accompagne des femmes et des équipes mixtes dans la création et le développement d’entreprises innovantes et créatrices d’impact et d’emplois sur les territoires.
• Les Bureaux du Cœur, qui organise l’accueil de personnes en grande précarité au sein des bureaux des entreprises ou organisations adhérentes.

“Il faut trouver l’équilibre entre limiter l’impact de l’événement et offrir la meilleure expérience aux participants, tout en maintenant un maximum de visibilité aux exposants et intervenants.”

Anaëlle Sauvée, Responsable Evènementiel du Poool.

Que peut-on « facilement » mettre en oeuvre pour réduire l’impact de son événement ?

Un événement étant éphémère par nature, c’est un véritable défi de l’organiser en répondant aux enjeux de durabilité ! Mais l’équipe du Couvent nous a permis d’identifier des actions simples à mettre en œuvre, comme privilégier des alternatives locales pour les pause-café ou encore opter pour un buffet traiteur plutôt que des plateaux-repas – générateurs de nombreux déchets – pour le déjeuner des équipes techniques et de production.

Le plus délicat est de trouver l’équilibre entre limiter l’impact de l’événement et offrir la meilleure expérience aux participants, tout en maintenant une belle visibilité aux exposants et intervenants. Cela implique parfois de devoir renoncer à de nouvelles idées… et c’est dur de renoncer !

Quel bilan faites-vous de la démarche RSE menée avec les coproducteurs de l’évènement ?

Il ne faut pas se le cacher, cette démarche a représenté un coût supplémentaire. Les nouvelles actions mises en place impliquent des frais et certains procédés sélectionnés sont plus onéreux. Toutefois, grâce au soutien de partenaires engagés, nous avons pu éviter d’impacter ces frais supplémentaires sur les participants.

Par ailleurs, nous avons collecté cette année de nombreuses données qui nous permettront à l’avenir d’évaluer l’impact et la performance de l’événement avec l’outil Cléo. Avec les coproducteurs, nous nous sommes donc fixé plusieurs objectifs très concrets pour la prochaine édition !