Publié le 16 décembre 2021 par Priscilla Gout, mis à jour le 23 janvier 2024
2021 au Couvent des Jacobins : de la mobilisation à l’innovation
Retour sur l’année 2021 au centre des congrès de Rennes.
Sur seulement 6 mois d’ouverture en 2021, plus de 80 événements ont été accueillis au Couvent des Jacobins de Rennes ! Jauges, protocole(s) sanitaire(s), hybridation… Malgré le contexte, le Couvent des Jacobins et Destination Rennes se sont mobilisés pour innover, et obtenir la certification ISO 20121 en novembre.
Proposer une expérience connectée optimale
Au Couvent des Jacobins, sécurité et connectivité ont été les maîtres-mots de l’année 2021. Sécurité, parce qu’il a fallu s’adapter aux contraintes sanitaires et assurer aux organisateurs d’événements, comme au personnel du centre des congrès, le respect de la distanciation et d’un protocole sanitaire strict. Connectivité, parce que l’interactivité entre les espaces et la rediffusion en live streaming et/ou en différé sont aujourd’hui des incontournables dans tous les lieux d’accueil.
Si le Couvent disposait déjà de tous les équipements nécessaires, l’expertise de ses équipes techniques a plus que jamais été mis à profit cette année. « En plein cœur de l’épidémie de Covid-19, envisager le distanciel était indispensable pour que les participants des 5 continents puissent assister aux échanges et aux conférences » explique Julie Boulard, la Directrice Opérationnelle du Congrès Mondial de la Bio 2021. « Mais construire un congrès hybride et trouver tous les outils pour le réaliser a été un véritable challenge ! ». Qu’elle a relevé haut-la-main avec l’équipe du Couvent et ses prestataires : du 4 au 8 septembre, l’OWC 2021 a enregistré plus de 2200 participants en ligne, 400 en présentiel et 13 000 connexions ! Un succès pour ce premier rendez-vous de rentrée post-confinement, reposant sur deux enjeux majeurs : la reprise et l’hybridation.
Le présentiel reste le consensus
Entre les différentes vagues de Covid-19, tous sont toutefois d’accord sur une chose : le caractère essentiel du présentiel. « La rencontre avec ses pairs, ce qu’il se passe dans les couloirs, discuter de projets, trouver des idées, la soirée de gala… Tous ces échanges informels sont en réalité aussi importants que les conférences auxquelles l’on vient assister » rappelle le Professeur Cécile Vigneau (31e Congrès Ouest Transplant). « L’idéal pour l’avenir est de […] proposer du présentiel amélioré ou connecté, qui nous permette de faire le lien entre l’évènement et les personnes ne pouvant se déplacer. Dans les deux cas, c’est possible ici. »
Le Couvent allie en effet une grande capacité d’accueil et une facilité d’organisation, comme le souligne le Professeur Thierry Lamy de La Chapelle, organisateur des 6e Journées LYSA, ce qui en fait « un endroit stratégique au niveau logistique, puisqu’il permet de réunir facilement des experts du monde entier en présentiel ou en visio, et offre de multiples configurations d’espaces ».
L’accompagnement, élément central à l’heure du distanciel
Qu’on se le dise, la réussite d’un congrès est le fruit d’une collaboration. Un sujet d’autant plus sensible en cette période du tout-à-distance.
Philippe Souquières, organisateur des Journées Francophones de la Biologie Médicale du 6 au 8 octobre 2021, retient de sa collaboration avec le Couvent des Jacobins « la qualité des contacts humains, avec des personnes agréables, professionnelles, loin des méthodes commerciales agressives. Nous avons eu beaucoup d’échanges avec le régisseur général, très présent au quotidien et très réactif. »
Pour Michèle Kauffer de l’UGICT-CGT, dont le congrès s’est tenu en novembre 2021, « l’accompagnement de l’équipe est primordial à mesure que la date de l’événement se précise. Et l’équipe du Couvent des Jacobins a été totalement à l’écoute, réactive, tout en respectant notre équilibre budgétaire ».
Même chose pour les candidatures remportées en 2021, sur lesquelles cet accompagnement a été un vrai plus. Michel Rollo participe à l’organisation du 54e Congrès CFTC en novembre 2023. « Ce projet a été préparé de manière collaborative par la CFTC Bretagne et l’équipe de Destination Rennes […] et construit autour d’une seule destination et d’un seul lieu. » Une présentation conjointe qui a fait la différence.
Parmi les derniers événements de l’année 2021, la Digital Tech Conference affichait complet avec 1000 participants. Anaëlle Sauvée, cheffe de projet, est revenue positivement sur cette collaboration avec Destination Rennes qui co-produisait l’événement : « Les équipes du Couvent ont été d’un appui formidable avec une réelle force de proposition pour la scénarisation de cet événement. »
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Une destination « bleisure* » appréciée
Rennes est la destination idéale pour allier travail et tourisme. « Son emplacement en plein centre-ville est un réel avantage car les palais des congrès sont souvent très excentrés. Pour les personnes qui viennent de loin et ne connaissent pas la ville, pouvoir tout faire à pied ou en métro change tout ! » explique le Professeur Cécile Vigneau.
Pour Michel Rollo de la CFTC, « c’est une destination où les congressistes auront plaisir à retourner avec leur famille. C’est aussi la porte d’entrée de la Bretagne et vers Saint-Malo, Dinard… » Depuis Rennes, il est effectivement « très facile d’explorer la Bretagne » confirme John Baxter (CARS 2019). La métropole est en effet idéalement située pour découvrir la région le temps d’une soirée, d’une journée ou d’un week-end avec à moins d’une heure de trajet : le Mont-Saint-Michel, Saint-Malo, la forêt de Brocéliande…
(*bleisure : contraction de « business » et « leisure », ou l’art de combiner voyages d’affaires et tourisme)
Allier attractivité et durabilité
Cette qualité de vie à la bretonne permet à Rennes de truster les classements des villes françaises où il fait bon vivre depuis plusieurs années. Accessibilité, mobilité, espaces verts, proximité des côtes et de la nature… le territoire peut capitaliser sur ses nombreux atouts !
Pour allier attractivité et durabilité, Destination Rennes s’est engagée, depuis sa création, dans une démarche de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Dès 2019, le Couvent a ainsi développé une offre de « pauses durables », qui suit un cahier des charges complet et engagé (produits biologiques, réduction des bouteilles plastiques, collecte de biodéchets, embauche de main d’œuvre locale…) En 2021, près de 19 000 pauses ont été servies en seulement 3 mois, dès la reprise de septembre !
S’il est certifié ISO 20121 (1) depuis novembre 2021 seulement, le Couvent des Jacobins s’est inscrit dans une logique de développement durable dès sa rénovation : « on a fait le choix de garder ce qui pouvait l’être, […] mais également le choix audacieux d’y ajouter de la contemporanéité en respectant le lieu. La transition écologique et durable c’est aussi cela : conserver les bâtiments quand ces derniers peuvent l’être et leur redonner vie dans une autre fonction » comme l’analyse très justement Philippe Loyer, porteur du 51e Congrès des Architectes qui s’est tenu en octobre.
Avec l’obtention de la norme ISO 20 121, la SPL et son centre des congrès ont franchi un cap significatif leur permettant de s’inscrire « officiellement » dans une démarche d’amélioration continue, aux côtés des parties prenantes du territoire, faisant de 2021 un tournant pour la destination.
(1) norme internationale Responsabilité Sociale et Environnementale pour les activités événementielles
(Photo en Une de l’article : © Destination Rennes | Thomas Crabot)
